EU Customs Trader Portal breidt uit

Sinds kort kunnen ook REX-registraties en Inlichtingenformulieren worden aangevraagd via het EU Customs Trader Portal. Dit vraagt om aanpassingen bij zowel Douane als bedrijfsleven.

Naast het EU Trader Portal – gelanceerd in 2017 – ging eind 2019 het EU Customs Trader Portal de lucht in. Eerst kon je hier als bedrijf alleen AEO-vergunningen en bindende tariefinlichtingen aanvragen. Recent zijn daar de REX-registratie (Geregistreerde Exporteur) en het Inlichtingenformulier (INF, voor actieve en passieve veredeling) aan toegevoegd. Wat betekent dit voor ondernemers? In dit verhaal stippen we de belangrijkste wijzigingen aan.

“Voor AEO en de Bindende Tariefinlichtingen – BTI’s – staan nu geen grote aanpassingen op til”, begint douanemedewerker Ronnie de Croon. “Dit jaar komen er wel nieuwe releases van beide systemen aan, maar de veranderingen daarin zijn deels functioneel en deels ten behoeve van de gebruiksvriendelijkheid. Denk daarbij aan meer zoek-, sorteer- en filtermogelijkheden.”

Gevoelige informatie afschermen
De belangrijkste wijziging – nog in voorbereiding – betreft beperkte toegang voor de vertegenwoordiger, als de vertegenwoordigde dat wenst. De Croon: “In het Overleg Douane Bedrijfsleven kwam de vraag naar zogenoemde partial delegation of limited access op tafel. Het idee daarvan is dat een vertegenwoordiger straks alleen toegang heeft tot zaken die hij namens zijn klant – de houder van de vergunning of BTI – heeft ingediend. We willen toe naar de situatie dat een bedrijf bij de provider van zijn eHerkenning kan aangeven of de vertegenwoordiger volledige of beperkte toegang moet krijgen tot alle zaken binnen de betreffende e-dienst. Full of limited dus. Geeft hij dit niet aan, dan krijgt de vertegenwoordiger volledige toegang. Brussel is hier inmiddels klaar voor, en eind mei dit jaar is het portaal voor BTI hier ook op aangepast. Alleen is ons nationale stelsel voor eHerkenning er nog niet op ingericht. De verwachting is dat de gewenste partial delegation of limited access eind 2021 is geregeld.”

Voor het EU-portaal en CDMS is dit nog niet gepland. Bij AEO en REX (Geregistreerde Exporteur) is vertegenwoordiging géén issue. Een bedrijf kan maar één AEO-vergunning en één REX-registratie hebben. En als het overstapt naar een andere vertegenwoordiger, kan het de machtiging van de vorige vertegenwoordiger intrekken.

Van papier naar portaal
De aanvraag van een REX-registratie is veranderd. “In de oude situatie stuurde de klant die aanvraag in op papier, telefonisch of via de mail”, vertelt douanemedewerker Erna Pruym. “De medewerkers van ons Landelijk Oorsprong Team – LOT – verwerkten deze handmatig in het REX backoffice-systeem. Sinds 25 januari dit jaar kunnen bedrijven zelf via eHerkenning inloggen in het Customs Trader Portal en daar een digitale aanvraag REX indienen.”

Aanvankelijk was de bedoeling dat de REX-functionaliteit al half december live zou gaan. Pruym: “Vanwege Brexit is dit uitgesteld. Veel bedrijven die getroffen waren door de uittreding van het Verenigd Koninkrijk moesten ineens zo’n REX-registratie hebben. In de periode vanaf december 2020 werd het LOT overspoeld met papieren aanvragen. Daardoor was er flink werk aan de winkel. En nog steeds. De overstap in januari verliep weliswaar voorspoedig, maar het merendeel van de aanvragen komt nog op papier binnen. Dat wil zeggen: als e-mailbijlage.”

Snellere verwerking
Om eventuele problemen te voorkomen werd de doelgroep tijdig op de hoogte gesteld van de nieuwe werkwijze, onder meer met Actueel-berichten op de website van de Douane. Pruym: “Voor bedrijven verandert er niet veel. Het enige wat ze moeten doen is eHerkenning aanvragen – voor zover ze dat al niet hadden. Misschien is het even wennen, maar qua uiterlijk lijkt het digitale REX-formulier sterk op de papieren versie. Verder kun je je aanvraag opslaan als concept, wat handig is als je deze later toch weer zou willen intrekken. Verder kun je nu notificaties per mail van de Douane ontvangen. Maar het grootste voordeel is misschien wel dat we in staat zijn om aanvragen die via het Trader Portal zijn ingediend sneller te verwerken. Doordat alle communicatie digitaal verloopt.”

Altijd up-to-date
Ook de aloude werkwijze rond de Inlichtingenformulieren is gewijzigd. Sinds 5 april dit jaar is gebruik van het digitale INF-systeem verplicht voor actieve en passieve veredeling. Dit zorgt voor een betere onderlinge informatie-uitwisseling en een snellere dienstverlening richting bedrijven die zich met veredeling bezighouden. Papieren INF-formulieren zijn niet meer toegestaan. Voor een aanvraag dienen bedrijven voortaan via eHerkenning in te loggen op het EU Customs Trader Portal.

Wat verandert er met deze overgang? Douanemedewerker Erik de Vries: “De INF-web-app binnen het Custom Trader Portal laat zich niet rechtstreeks aan de eigen bedrijfsadministratie koppelen. Dus moet je gegevens zelf handmatig invoeren. Verder werken we nu in de actualiteit. Klopt er iets niet in jouw INF, dan krijg je direct een foutmelding. En dat kun je later rechttrekken, zoals in de oude situatie. Afspraken tussen douanekantoren en individuele bedrijven ­– bijvoorbeeld over het in bulk aanleveren van alle gegevens tegen het einde van de maand – gelden niet meer. Voordeel daarvan is weer dat je als bedrijf altijd over up-to-date informatie beschikt. Bij veredeling gaat het altijd om grondstoffen, halffabricaten of eindproducten. Stel dat jij als exporteur partijen vlas naar China verscheept om er daar linnen van te laten maken. Jouw INF-vergunning is gebaseerd op een bepaalde hoeveelheid vlas – zeg 100 ton. Heb je bijvoorbeeld 90.000 kilo geëxporteerd, dan is er dus nog 10.000 kilo over. Het systeem houdt dat allemaal bij. Daardoor heb je steeds dezelfde, actuele informatie als de Douane. En bij overschrijding van de afgesproken hoeveelheid krijg je een foutmelding.”

Ingewikkelde materie
“Het INF-systeem is wel een ingewikkelde tak van sport”, vervolgt De Vries. “Het vraagt om een gedegen kennis van grondstoffen, halffabricaten en het veredelingsverkeer binnen de EU en tussen EU en derde landen. Oók van douanemedewerkers. Dat linnen waar ik het eerder over had, kan vergunning-technisch een eindproduct zijn. Maar er kunnen bijvoorbeeld ook kostuums van worden gemaakt. Een select groepje medewerkers binnen de Douane wist van de hoed en de rand, en zij zaten vooral bij de Bedrijven Contactpunten. In de oude situatie werden de papieren INF’s afgegeven bij de loketten, en afgestempeld na een controle in onze systemen. Nu we in de actualiteit werken, verschuiven de werkzaamheden naar onze processen Klantbehandeling en Aangiftebehandeling. De afhandeling gebeurt tegelijk met die van de bijbehorende aangifte ten invoer of ten uitvoer. Dat vraagt dus om bijscholing van collega’s. De bedrijven hebben we vanuit de regio’s schriftelijk op de hoogte gesteld. Bij vragen kunnen ze nog steeds terecht bij hun eigen Bedrijven Contactpunt.”

Deel dit bericht