De match tussen vertrek en bestemming

Als goederen conform zijn gearriveerd, moet de bijbehorende douaneaangifte worden gezuiverd. Een processtap die niet altijd even soepel verloopt. Dan komt vaak de landelijke unit Zuivering in actie.

De landelijke unit Zuivering van de Douane – die zetelt in Heerlen – telt liefst honderd medewerkers, verdeeld over vijf teams. Twee van hen, Saskia Bosch en Rob Beekman, vertellen over hun werk. “Elke goederenzending dient na aankomst op de juiste manier te zijn afgemeld. Zo niet, dan doen we er alles aan om te achterhalen wat ermee is gebeurd.”

“Zuivering is een belangrijke taak, die raakvlakken heeft met meerdere processen – denk bijvoorbeeld aan Tijdelijke invoer, Actieve Veredeling en douanevervoer”, begint Beekman. “Bovendien is het fiscaal belang ervan aanzienlijk – voor Nederland en de andere EU-lidstaten, en ook voor het bedrijfsleven. We willen immers zorgen voor een eerlijke concurrentie binnen de EU. Dat kan alleen als iedereen aan zijn verplichtingen voldoet.”

In principe komt zuiveren neer op het vergelijken van de gegevens van het douanekantoor van vertrek met die van het douanekantoor van bestemming. Zo moeten alle goederen die in de aangifte staan vermeld bij een kantoor van bestemming of toegelaten geadresseerde zijn aangebracht, en mag de vervoerstermijn niet zijn overschreden. Is aan al die voorwaarden voldaan, dan wordt de regeling douanevervoer gezuiverd in de douanesystemen.

Nasporing
“Maar er zijn ook gevallen waarin aangiften niet worden gezuiverd”, legt Beekman uit. “Bijvoorbeeld wanneer het kantoor van vertrek in Nederland is gevestigd, en er van het kantoor van bestemming geen bericht komt dat de goederen conform zijn aangekomen. Of als het kantoor van vertrek ons als kantoor van bestemming verzoekt om te onderzoeken of de goederen in Nederland zijn aangekomen en aangebracht. Een derde mogelijkheid is dat er bij lossing in Nederland van voor vervoer aangegeven goederen een verschil in het gewicht of het aantal colli naar voren komt. Stel: er arriveert in Rotterdam een container met een gewicht van 1.000 kilo, goed voor 100 colli. Deze is aangegeven voor Douanevervoer. Omdat de container verzegeld is, controleren wij die niet in de haven. Deze wordt op een vrachtwagen gezet naar de eindbestemming, laten we zeggen een importeur in Maastricht. Vervolgens stelt die partij vast dat het aantal colli afwijkt van het oorspronkelijke aantal, en meldt hij dit in het douanesysteem Transit. Een voorbeeld als dit laat goed zien dat je zo’n verschil soms pas op de plaats van bestemming kunt constateren.”

Op onderzoek
“Als ons zo’n signaal bereikt, komt mijn cluster Nasporing in actie”, vertelt Bosch. “De aangever van de goederen moet ons er dan van zien te overtuigen dat het verschil al bestond voordat de zending verstuurd werd. En daar kan een goede verklaring voor zijn. Soms is de bewuste container in China niet helemaal volgepakt, maar slechts voor de helft gevuld. Dat hoort nu eenmaal bij de snelheid van de logistiek. Of neem de e-commerce: daar worden dozen vol met kleine pakjes in een container gegooid. Die container wordt bijvoorbeeld afgehuurd voor 1.000 dozen, maar doordat er een paar wat groot uitvallen, kunnen er maar 998 mee. Dat wordt dan niet meer aangepast op de bill of lading; daar komt gewoon die 1.000 te staan.”

“Het kan ook zijn dat er een vervoerstermijn is verstreken, en we geen melding krijgen dat het bijbehorende vervoersdocument op de juiste manier is ‘beëindigd’. We nemen dan eerst contact op met de aangever of de geadresseerde, mocht die in Nederland gevestigd zijn. En als het nodig is met het kantoor van bestemming in het buitenland. Ik verzoek bijvoorbeeld regelmatig collega’s van andere Europese douanediensten via de chat of de mail om iets voor mij uit te zoeken. Zo kan de Duitse douane controleren of die ene importeur in Aken de goederen heeft ontvangen en aangegeven – zelf kunnen we niet bij hem aankloppen. Andersom vraagt een collega uit een andere lidstaat geregeld om een missende factuur of vrachtbrief. Over het algemeen loopt die samenwerking binnen de EU gesmeerd.”

Mogelijke douaneschuld vaststellen
Criminaliteit komt ook voor, en de aangever treft daarin zeker niet altijd blaam, vertelt Bosch. “Soms wordt bijvoorbeeld een lading goederen ’s nachts uit een vrachtwagen op een parkeerplaats gestolen. Dat moet de gedupeerde partij dan wel zo snel mogelijk melden. De meest voorkomende verklaringen zijn echter: ‘oh, die zending zijn we vergeten af te melden’, of: ‘het systeem lag eruit’. Verder is er soms een document opgemaakt voor verder vervoer. In dat geval moet de aangever kunnen aantonen dat de zending op de bestemming is aangekomen en er een opvolgende douaneregeling heeft plaatsgevonden, waarna ik het document alsnog kan beëindigen. Ik doe er, met andere woorden, alles aan om te achterhalen wat er met een zending is gebeurd. Met als voornaamste doel dat we dan kunnen vaststellen of er een douaneschuld is ontstaan – en zo ja, voor wie de rekening is.”

Schoenen of sokken?
Bedrijven mogen bewijsstukken aanleveren waarmee de unit Zuivering een vervoersdocument alsnog kan beëindigen, en er geen uitnodiging tot betaling (UTB) volgt. Daarvoor hebben ze echter niet onbeperkt de tijd, legt Bosch uit. “En soms reageert een aangever of een geadresseerde überhaupt niet. Dan houdt het voor ons op, en dragen we de zaak over aan de invordering. Maar vaak zie je dat ondernemers na ontvangst van die vooraankondiging alsnog in actie komen en bewijsstukken opsturen. En dat mag ook.”

“Die bewijsstukken moeten uiteraard wel aan bepaalde eisen voldoen”, stelt Beekman. “Zo moet er een match zijn tussen de goederen die zijn verstuurd en de goederen die zijn aangekomen op de plaats van bestemming. Dat is een open deur, zou je zeggen. Toch heb ik weleens meegemaakt dat er een zending schoenen was vermist, maar er wel sokken waren aangeleverd. Je gaat dan kijken of het al bij het verschepen is misgelopen. Ging het in eerste instantie eigenlijk wel om een partij schoenen? Er zijn tenslotte bedrijven die beide producten maken. Waren het wel degelijk schoenen en vinden we toch alleen die sokken terug, dan moeten die vermiste schoenen worden ingevorderd.”

Beekman vervolgt: “Als wij de rekening hebben opgemaakt, met inachtneming van de verschillende douanerechten, krijgt de schuldenaar van ons eerst een vooraankondiging. Hij heeft een maand de tijd om daarop te reageren. In die periode kan met aanvullende informatie aantonen dat de goederen zijn aangekomen bij het kantoor van bestemming. Kloppen die gegevens, dan kunnen we alsnog zuiveren. Lukt dat niet, dan kunnen ontbrekende facturen en vrachtbrieven er alsnog voor zorgen dat we een juiste UTB uitsturen. En die is niet vrijblijvend.”

Afhankelijk van andere landen
Soms is tijd een factor. Dan lukt het een aangever niet binnen de vastgestelde termijnen met de gevraagde bewijsstukken te komen. Die kan dan bezwaar aantekenen tegen de UTB, maar alleen door met nieuwe feiten te komen. Beekman: “Een flink deel van die bezwaarschriften kent de Douane alsnog toe, wanneer wij achteraf die gevraagde extra gegevens binnenkrijgen. Zo kan het voorkomen dat een klant pas na zes weken een schriftelijke bevestiging uit India ontvangt dat zijn zending daar op de juiste manier is ingeklaard. Voor de zuivering zijn wij dus ook afhankelijk van de werkwijze en snelheid van andere landen.”

Meedenken met klanten
Tot slot: kunnen ondernemers rechtstreeks bij Bosch, Beekman en hun collega’s aankloppen met vragen? “Het eerste aanspreekpunt is ons Bedrijvencontactpunt”, zegt Beekman. “Daar kunnen ze er onder meer voor zorgen dat je bij Vergunningenafgifte terechtkomt. Ook op onze website www.douane.nl is goede informatie te vinden over het proces zuivering.” Bosch: “We hebben zoals gezegd direct contact met bedrijven of hun aangevers, maar dat is dan naar aanleiding van een opgestart onderzoek. We proberen trouwens wel mee te denken met onze klanten. Als we bijvoorbeeld zien dat bij een aangever regelmatig documenten niet op de juiste manier worden afgemeld, zetten we zo’n signaal door naar het cluster Klantbeelden. Die nemen dan contact op: hoe komt dit nu, waarom gaat het bij jullie steeds mis?” Beekman: “Uiteindelijk zijn zowel wij als onze klanten erbij gebaat dat douaneformaliteiten zo goed mogelijk worden afgehandeld.”

Landelijke teams in de schijnwerpers
Douane Nederland telt verschillende landelijke teams en units, die zich stuk voor stuk toeleggen op specifieke taken en zeer specialistische expertise in huis hebben. Als kennis- en adviescentra ondersteunen ze de douaneregio’s, en vaak ook (direct of indirect) douaneklanten. Sommige van deze organisatieonderdelen (zoals de Centrale Dienst In- en Uitvoer, de Centrale Unit Accijnzen en de Nationale Helpdesk Douane) kwamen al eens of meermaals aan bod in Douane inZicht, andere kregen tot nu toe minder aandacht. Van die laatste groep belichten we er in dit nummer vijf: onze landelijke teams die zich bezighouden met respectievelijk waarde, tariefindeling, oorsprong, zuivering en zekerheid.

Deel dit bericht