Coulance voor ondernemers in coronatijd

Al bij het begin van de Covid-19-crisis kwam de Douane met speciale regelingen voor im- en exporterende bedrijven. Daarbij werd goed geluisterd naar de wensen en behoeften van deze marktspelers.

Al in een vroeg stadium van de coronapandemie introduceerde de Nederlandse overheid een steunpakket om ondernemers door een dreigend economisch dal te loodsen. Ook de Douane kwam het im- en exporterend bedrijfsleven tegemoet met enkele tijdelijke maatregelen. Daarbij werd steeds goed geluisterd naar de wensen en behoeften van de sector handel en logistiek, én scherp gelet op uitvoerbaarheid en eventuele risico’s. Frank Heijmann, Hoofd Handelsrelaties Douane Nederland, licht de speciale regelingen toe.

“De Douane heeft vanaf het begin van de Covid-19-uitbraak geprobeerd om de markt proactief bij te staan”, vertelt Heijmann. “Al in week twee van de crisis – eind maart – zaten we om de tafel met onze vaste gesprekspartners uit het Overleg Douane Bedrijfsleven, en sindsdien is het zogenoemde crisis-ODB elke vrijdag bijeen geweest. Zo wisten we telkens precies wat er speelde en nodig was, en konden we daar op anticiperen. Gaandeweg hebben we een aantal gerichte regelingen in het leven geroepen, die we steevast snel publiceerden op onze website. Met daarbij duidelijk vermeld welke partijen ervan gebruik konden maken, en op welke wijze.”

Uitstel van betaling
“De coronamaatregelen die de Douane heeft getroffen, vallen uiteen in verschillende categorieën*”, vervolgt Heijmann. “Om te beginnen hebben we faciliteiten geschapen voor uitstel van betaling – voor zowel nationale als Europese belastingen. Voor wat betreft de eerste – accijns – liften we zogezegd mee op de mogelijkheden die de Belastingdienst al had ingericht. Op de website van de Belastingdienst konden ondernemers die in acute geldnood zaten op eenvoudige wijze een paar maanden uitstel voor het voldoen van fiscale verplichtingen aanvragen – en dat werd standaard verleend. Daar hebben we accijns aan toegevoegd.”

“Als Douane hebben we uiteraard ook onze plichten tegenover Brussel – voor alles wat speelt rond het proces Invoer. Daarom zijn we binnen de Europese wetgeving op zoek gegaan naar opties om het bedrijfsleven in financiële zin meer lucht te geven. De wet stelt bijvoorbeeld, dat er bepaalde betalingsregelingen kunnen worden getroffen. Wij hebben bedrijven meegedeeld dat dit automatisch het geval is, als zij worden geraakt door corona. Ook hebben we hen erop gewezen dat op het moment dat een bedrijf door het stellen van zekerheid in sociale of economische moeilijkheden kan komen, een betalingsregeling zonder zekerheid mogelijk is. Dit standpunt hebben we afgestemd met de Europese Commissie, en die is daar in meegegaan. De Commissie bepaalde dat het voor douaneautoriteiten mogelijk was om met souplesse om te gaan met betalingsverplichtingen van marktspelers, maar dat dit wel per individueel geval moest worden onderbouwd en vastgelegd in een dossier. Anders dan in Nederland, moest een onderneming voor de Europese wet dus wel kunnen aantonen dat ze daadwerkelijk te lijden had onder Covid-19.”

Wettelijke termijnen en boetebeleid versoepeld
“Een andere maatregel betrof coulance ten aanzien van termijnen; heel belangrijk aan het begin van de crisis”, stelt Heijmann. “Zowel de Algemene Wet Bestuursrecht als het Douane Wetboek van de Unie kennen bepalingen die zien op het niet kunnen naleven van een termijn als gevolg van bijzondere omstandigheden of overmacht. Wanneer een bedrijf kan aantonen dat hiervan inderdaad sprake is – normaliter een vereiste – wordt de termijn toch geacht te zijn nagekomen. Nu lieten we die harde voorwaarde los, en gingen we er vanuit dat in alle gevallen dat een bedrijf werd geraakt door de coronacrisis, overmacht in het spel was. Op diverse terreinen hebben we ruimhartigheid betracht op dit punt. Zoals bij Douanevervoer: als een marktpartij te laat was met het aanbrengen van goederen, zou deze eigenlijk een boete moeten krijgen. Die sanctie hebben wij echter niet opgelegd, omdat door corona nu eenmaal allerlei praktische barrières worden opgeworpen die leiden tot administratieve en logistieke vertraging. Misschien zat het personeel van de onderneming wel thuis zonder inlogmogelijkheden, en had niemand de zending in het systeem kunnen afmelden… En zo zijn we ook welwillend omgesprongen met onder meer teruggaafverzoeken en bezwaren. Onder normale omstandigheden dienen bezwaarschriften van bedrijven op tijd bij ons binnen te zijn, op papier. Nu accepteerden we ook een digitale versie, verzonden via email. We hanteerden de datum waarop de mail door ons was ontvangen, en wachtten geduldig af wanneer het fysieke document kwam. Anders was de handel stilgevallen.”

Kopie volstaat
“Wat hier mee samenhangt, is dat we nieuwe faciliteiten hebben gecreëerd voor digitaal communiceren”, gaat Heijmann verder. “In processen waar gewoonlijk alleen originele certificaten geldigheid hebben – zoals met betrekking tot oorsprong – namen we nu genoegen met elektronisch aangeleverde kopieën. Door de bijzondere omstandigheden was het namelijk heel aannemelijk dat de autoriteiten in een ver buitenland niet bij machte zouden zijn om zo’n benodigd document op schrift af te geven, waardoor het bedrijf in kwestie het niet bij ons zou kunnen overleggen. De Europese Commissie heeft daar speciale regelingen voor bedacht, en die hebben wij uitgevoerd. Het originele document mogen bedrijven dan later bij ons indienen, en de termijn daarvoor is opgerekt.”

Maatwerkoplossing
Een volgende coronaregeling van de Douane voorzag in een zekere inschikkelijkheid met betrekking tot het voldoen aan verplichtingen inzake douaneprocedures en -formaliteiten. Heijmann: “Bedrijven moeten bijvoorbeeld voor bepaalde douanevergunningen voldoen aan solvabiliteitseisen – ze dienen een zekere financiële positie te hebben op langere termijn. Die positie kan door de crisis uiteraard onder druk komen te staan. Ondernemingen die hiermee te kampen hadden, hebben we gevraagd zich bij ons te melden. Om vervolgens te bezien of we zo’n partij maatwerk konden leveren. Een generieke oplossing bieden voor het hele bedrijfsleven kon niet, omdat elke casus nu eenmaal weer anders is. Al met al hebben we er met ons steunpakket voor gezorgd dat de handel zo veel als mogelijk kon doorgaan.”

Veel werk verzet
Om de maatregelen in zo’n betrekkelijk korte tijd in te richten en in praktijk te brengen, vergde het nodige van de organisatie. Heijmann: “Neem bijvoorbeeld de uitstelregeling voor de betaling van accijns – daarvoor hebben we veel werk moeten verzetten. Met zo’n maatregel aanvaard je welbewust een risico voor de schatkist, aangezien je als ontvanger niet langer zekerheid hebt dat een bestaande schuld kan worden geïnd. Als uitvoeringsorganisatie kun je dit niet zomaar doen; hiervoor zal ook steun vanuit de politiek moeten zijn. Dat hebben we snel en slagvaardig aangepakt, en vervolgens hebben we de risico’s bij inning nauwlettend gemonitord en steeds afgewogen in overleg met de staatssecretaris. Verder hebben we aan de beleidskant voortdurend contact gehad met onze opdrachtgevers, zoals het Ministerie van Financiën, Directoraat-Generaal Fiscale Zaken. Tegelijkertijd hadden we oog voor de interne uitvoerbaarheid, en versterkten we afdelingen waar de capaciteit onder druk kwam te staan met extra mensen. En voor de aansturing van het geheel hebben we meteen twee regiodirecteuren verantwoordelijk gemaakt. Zo was en bleef het steunpakket voor ons in alle opzichten beheersbaar.”

Looptijd verlengd
De speciale crisisregelingen van de Belastingdienst – en daarmee die van de Douane – zouden eigenlijk aflopen per 1 oktober. Eind september werden ze echter verlengd tot 1 januari 2021, nadat het kabinet nieuwe maatregelen had afgekondigd. “Hoe dan ook, als straks de looptijd van het steunpakket eindigt, kan een onderneming in moeilijkheden nog steeds bij ons aankloppen om een regeling te treffen”, legt Heijmann uit. “Alleen zal zo’n marktpartij dan aan de hand van z’n specifieke individuele casuïstiek moeten aantonen dat het problemen heeft. Corona is dan niet langer de vlag waaronder elke aanvraag voor ondersteuning standaard wordt geaccepteerd.”

* Het maatregelenpakket van de Douane had deels ook betrekking op onder meer de invoer van persoonlijke beschermingsmiddelen voor zorgverleners. Daarover leest u meer in het artikel ‘Alles voor de zorg’ elders in deze uitgave.

Hobbel in de handel
Terugkijkend op de eerste weken van de wereldwijde crisis, stelt Heijmann dat de Douane in februari al merkte dat de aanvoer van goederen vanuit China sterk terugliep. “Het begon met een enorme dip in de zeevracht, en daarna kromp ook de luchtvracht drastisch. Het duurde lang eer de zeevracht opnieuw op gang kwam, omdat het nu eenmaal veel tijd kost voordat je zeecontainers kunt gaan beladen. De aircargo herstelde relatief sneller, omdat goederen die dringend nodig waren nu via de lucht gingen. Als Douane moesten we steeds op die dynamiek van de internationale goederenstromen inspelen.”

Deel dit bericht