Brexit: “We proberen elkaar in een veranderend proces te vinden”

Vooral op en rond ferryterminals bezorgt de Britse uittrede Douane en bedrijfsleven flink wat werk – zo ook in IJmuiden. Daar verlopen de voorbereidingen volgens betrokkenen voorspoedig.

Samen met ferrymaatschappij DFDS Seaways verscheept KVSA op jaarbasis zo’n 600.000 passagiers en 30.000 units vracht tussen Newcastle en IJmuiden. Het Britse vertrek uit de EU heeft grote gevolgen voor de werkwijze van de maritiem dienstverlener en zijn partners. Maar dankzij een tijdige voorbereiding is KVSA er klaar voor. Datzelfde geldt voor de douaniers die straks het goederentoezicht op de terminal voor hun rekening nemen.

Elke ochtend meert een grote veerboot af aan de Felison Terminal aan het IJmuidense Sluisplein, met aan boord zowel vracht als passagiers en hun auto’s. Eenmaal leeg, wordt de ferry weer volgeladen voor de terugreis richting Newcastle. Een geolied proces, dat evenwel om een andere inrichting vraagt, vertelt Florian Vreeburg, algemeen directeur van KVSA (rechts op de foto). “Als het Verenigd Koninkrijk straks weer een derde land is, krijgen we met douaneformaliteiten te maken. Hoewel aanvankelijk niemand wist wat ons nu te wachten stond, zijn we zo vroeg mogelijk begonnen ons te prepareren op Brexit. Een interne werkgroep heeft onder meer gekeken naar wat de verschillende scenario’s – een model à la Denemarken of Zwitserland, een harde Brexit – voor ons zouden betekenen. Behalve met DFDS zijn we in gesprek gegaan met alle verladers. Toen eenmaal duidelijk werd welke kant het op ging, hebben we ons gefocust op drie deelthema’s: ons terminalterrein, de benodigde douanevergunningen en onze IT-huishouding.”

IT op orde
De ferrydiensten worden georganiseerd onder de vlag van de afdeling Maritime & Logistics. Daarnaast heeft KVSA een tweede tak, Data & Intelligence. Vreeburg: “Behalve ons eigen terminalmanagementsysteem FTMS hebben we onder meer managementsoftware gemaakt voor de zeehaven van IJmuiden, en verzorgen we de planning voor de riviercruiseschepen die achter Amsterdam CS liggen. Binnen FTMS, waarin alle vrachtbewegingen aan land- en zeezijde worden vastgelegd, zijn inmiddels de benodigde aanpassingen doorgevoerd met betrekking tot Brexit. In de nieuwe situatie geldt bijvoorbeeld de verplichting om een Ruimtelijke Tijdelijke Opslag te creëren bij ons op het terminalterrein. Zo’n RTO heeft een eigen administratie nodig, die bovendien een verbinding vereist met FTMS. Daarnaast moesten er koppelingen komen met het Port Community System van Portbase – en die met DFDS worden vernieuwd – vanwege alle extra informatie die we gaan delen als Brexit een feit is.”

“Voor een RTO-vergunning moet je aan diverse voorwaarden voldoen”, vult teamleider Fysiek Toezicht Jeroen Koekkoek (links op de foto) aan. “Je hebt een uitgebreide Administratieve Organisatie Interne Beheersing nodig, je moet met audit-files werken en een nulmeting doen. Anders dan sommige andere terminals was KVSA daar heel ver mee.”

Douane aan zet
Nu het toezicht op het ferryverkeer tussen VK en vasteland na tientallen jaren nieuw leven wordt ingeblazen, moest ook de Douane zelf aan de bak. “Het aangiftesysteem is operationeel”, zegt Koekkoek. “We beschikken inmiddels over huisvesting, werkplekken, controlemiddelen en personeel. Dat wordt een mix van ervaren krachten en nieuwe instroom. We zullen in de praktijk moeten ondervinden hoeveel mensen er daadwerkelijk nodig zijn om het hier in IJmuiden soepel te laten draaien. In het begin zal het misschien even wennen zijn, maar we hebben er vertrouwen in dat het goed komt. Wel zorgt het haventerrein voor de nodige uitdagingen. Zo past onze mobiele containerscan, de Mobix, hier niet op de terminal. Vanwege de straling mogen er zich in een omtrek van 30 meter geen mensen of dieren bevinden. Gelukkig hebben we een goede alternatieve plek gevonden op de loswal aan het Noordzeekanaal, zo’n tweehonderd meter verderop. Is een fysieke inspectie van bijvoorbeeld een trailer ter plaatse nodig, dan begeleiden onze mensen die naar deze controlelocatie. We hebben een lijn getrokken op de loswal, zodat collega’s precies weten waar ze de Mobix moeten neerzetten – namelijk in het verlengde van het aanrijdende verkeer. Zo kan een chauffeur na het scannen direct zijn weg vervolgen, als alles in orde is.”

Woekeren met ruimte
Ook Vreeburg ziet weinig beren op de weg. “Onze medewerkers op de terminal zijn uitgerust met een handheld, waarin ze de status van een vrachtstuk kunnen zien. Als je een trailer van boord rijdt, moet je immers weten of die al mag worden afgeleverd. Want een trailer met code rood bijvoorbeeld, moeten we apart zetten op de terminal, zodat de Douane ’m kan controleren. Dat is even passen en meten, want de ruimte is beperkt. Wat helpt, is dat voortaan alle vracht kan worden voorgemeld via het Port Community System van Portbase. Dan nog krijg je soms te maken met last-minute zendingen waarvoor de juiste bescheiden ontbreken. Maar dat regelen we in zo’n geval ter plekke – we hebben zelf de expertise in huis om douaneformaliteiten af te handelen. En mocht er een opstopping op de terminal dreigen te ontstaan, omdat zendingen nog niet kunnen worden vrijgegeven, dan is ook daar een oplossing voor. Samen met Rijkswaterstaat hebben we een bufferparkeerterrein ingericht, waar vrachtwagens en trailers heen kunnen worden geleid. Op termijn gaat KVSA er trouwens vierkante meters bij krijgen en extra personeel aannemen. Die uitbreiding is echter niet Brexit-gerelateerd: de twee schepen waarmee DFDS vaart, worden binnenkort verruild voor versies met twee keer zoveel vrachtcapaciteit.”

 Allemaal professionals
De verschillende oplossingen kwamen niet zonder slag of stoot tot stand. “Elke partij heeft zo zijn eigen belangen en doet in eerste instantie niet meteen water bij de wijn”, stelt Vreeburg. “Maar het getuigt alleen maar van onze prima verstandhouding dat we er samen zijn uitgekomen. De Douane verdient een compliment voor zijn grote betrokkenheid. Uit verschillende geledingen van de dienst – tot aan directieniveau – zijn hier mensen geweest om te kijken en mee te denken over eventuele bottlenecks. Tegelijkertijd is er voor ons geen uitzonderingspositie gecreëerd. KVSA is onderworpen aan hetzelfde douaneregime en dezelfde controles als elk ander bedrijf. Al met al wordt het laad- en losproces straks dus iets complexer. De Douane en wij moeten elkaar in dat proces zien te vinden. Maar omdat we allemaal professionals zijn, maak ik me daar geen zorgen over.”

Oefening baart kunst
Ook Koekkoek benadrukt de goede samenwerking. “We hebben van KVSA alle ruimte gekregen om alvast te oefenen met uitgaande en binnenkomende vracht. Op die manier konden we ervaren hoe het is om in de drukte te staan, als er net een schip is binnengekomen. Hoe zet je auto’s even apart, zonder dat ze het doorgaande verkeer hinderen? Wat is de handigste route naar de loswal voor voertuigen die zijn geselecteerd voor controle? Hoe werk je als douanier van Fysiek Toezicht optimaal samen met je collega’s van het team Scan en Detectie? Tijdens het oefenen kwamen we er bijvoorbeeld achter dat je een bestelbusje voor het scannen op een verhoging moet zetten. Dat soort nuttige inzichten helpt ons verder. Ik durf gerust te stellen dat we zo goed als mogelijk zijn voorbereid op Brexit. De situatie in IJmuiden mag dan veranderen, met het soort werk zijn we natuurlijk bekend. Bovendien weten we langzamerhand precies wat voor goederen er over en weer gaan.”

Deel dit bericht