Eén portaal, 22 vergunningen

Dit voorjaar nam ook Nederland het Europese Customs Trader Portal in gebruik. Een stap vooruit voor bedrijfsleven en overheid, aldus douaniers Arjan van Hees en Ronnie de Croon.

Sinds 1 mei 2019 gebruikt ook Nederland het Europese Customs Trader Portal en het daaraan gelieerde Customs Decision Management System (CDMS). Vooralsnog alleen voor zogenoemde grensoverschrijdende vergunningen: in ons land afgegeven DWU*-vergunningen die geldig zijn in meer dan 1 lidstaat. Bedrijven die zo’n vergunning bezitten of nodig hebben, moeten aanvragen en wijzigingsverzoeken voortaan digitaal indienen via het nieuwe portaal. Douaniers Arjan van Hees en Ronnie de Croon vertellen waarom Nederland niet eerder aansloot op het systeem. “We wilden zeker weten dat het goed genoeg werkte.”

De Europese Commissie implementeerde het EU Trader Portal en CDMS al in oktober 2017. “Vanaf augustus dat jaar – het moment dat ze in de testomgeving beschikbaar kwamen – hebben onze medewerkers alle 22 soorten vergunningen uitvoerig in beide systemen beproefd en beoordeeld”, legt De Croon uit. “De conclusie was dat geen van tweeën voldeed aan onze kwaliteitseisen. Een manco was dat data-elementen van aanvragen en vergunningen gebaseerd waren op concept-wetgeving, en nog niet aansloten op het gepubliceerde DWU – Bijlage A. Wij voorzagen dat bedrijfsleven en Douane daardoor veel hinder zouden ondervinden van functionele issues. Dat was voor Nederland de reden om op 2 oktober 2017 niet live te gaan, en te wachten tot de belangrijkste knelpunten waren opgelost.”
Nog hetzelfde jaar startte de Europese Commissie een project om de geconstateerde en nog voorziene bottlenecks te analyseren, samen met de lidstaten. De Croon neemt hieraan deel als nationaal projectmanager namens Nederland; Van Hees is vanuit diezelfde hoedanigheid verbonden aan het EU-project Uniform User Management & Digital Signature (UUMDS).

Wel even wennen
Na de lancering van versie 1.2 in de herfst van 2017 volgden geregeld nieuwe releases, waarmee telkens allerlei kwesties werden opgelost. Het EU Trader Portal en CDMS verbeterden dusdanig dat Nederland ze op 1 mei 2019 alsnog in gebruik nam. De Croon: “Momenteel werkt de Europese Commissie aan de volgende major release, die in juni of juli 2020 zal worden geïmplementeerd. Die versie wordt iteratief ontwikkeld en zal qua data-elementen in lijn zijn met de DWU-wetgeving. Lidstaten werken intensief mee aan het testen van de tussenopleveringen. Ook in ons land zijn meerdere douanemedewerkers hierbij betrokken. Dat komt de kwaliteit van de systemen zeker ten goede. Bedrijven en douanemedewerkers moeten nog wel even wennen aan het feit dat alle communicatie en interactie digitaal plaatsvindt via het EU Trader Portal. Voorheen werden verzoeken voor het wijzigen van een vergunning regelmatig per e-mail of telefonisch doorgegeven.”

 eHerkenning essentieel
Om toegang te krijgen tot het portaal hebben gebruikers een zogeheten eHerkenningsmiddel nodig, aan te vragen bij verschillende aanbieders. “eHerkenning zou je kunnen zien als een DigiD voor bedrijven”, legt Van Hees uit. “Het is een centraal belegd stelsel voor digitale authenticatie. Anders gezegd: je controleert daarmee of iemand daadwerkelijk is wie hij zegt te zijn. Het concept hanteert verschillende beveiligingsniveaus. De Douane heeft gekozen voor niveau 3, dat werkt met een gebruikersnaam en wachtwoord plus verificatie. De verificatie kan bijvoorbeeld bestaan uit een sms-bericht of een token. Hogere niveaus gaan gepaard met aanvullende eisen, waaronder certificaten of het gebruik van een extra beveiligingssleutel.”

“Bedrijven die al eHerkenning gebruiken, hoeven niets extra’s aan te schaffen”, gaat Van Hees verder. “Het volstaat om bij de leverancier de relevante douanediensten af te nemen, al moet je je goed laten informeren of je daarmee de juiste autorisatie verkrijgt. Via eHerkenning kunnen bedrijven bij ruim 400 overheidsinstanties terecht, waaronder de Belastingdienst en het UWV. En voor alle diensten die zij afnemen via eHerkenning kunnen zij dezelfde inloggegevens gebruiken – dus ook voor toegang tot het EU Trader Portal. De Douane denkt in dezen als één overheid. Via ons eigen portaal kun je via een snelkoppeling in het EU Trader Portal inloggen, waarbij je aangeeft welke zaken je gaat doen met Europa, en of je namens jouw bedrijf of als douanevertegenwoordiger inlogt. Onderdeel van het inlogproces is dat het Europese systeem bij de Nederlandse eHerkenningsmakelaar vaststelt dat jij bent wie je zegt te zijn, en welke autorisaties je hebt. Die liggen vast in een zogeheten business-profiel, dat is gerelateerd aan de dienstencatalogus van eHerkenning.”

Steeds overzichtelijker
Van Hees adviseert bedrijven en douanevertegenwoordigers niet te lang te wachten met de aanschaf van een eHerkenningsmiddel. “Afgelopen maart hebben we er in ons webinar over het EU Trader Portal al op gewezen dat zij dit moet regelen vóórdat het verplicht is. Het is bijvoorbeeld nodig om verschillende mensen in je organisatie te machtigen, en dat doe je niet even snel – zeker niet als groot bedrijf. Gezien de hoeveelheid en het soort vragen dat tijdens het webinar werd gesteld, komt die boodschap gelukkig aan bij de doelgroep. Ook al omdat men de voordelen ziet van deze digitaliseringsslag: Europese vergunningen hoef je nog maar één keer aan te vragen, en niet in elke lidstaat opnieuw.”
“De DWU-wetgeving schrijft die verdere digitalisering ook voor, om een grotere harmonisatie binnen de EU te bewerkstelligen”, vult De Croon aan. “Zo is nauwkeurig gespecificeerd hoe een aanvraagformulier voor die 22 vergunningen eruit moet zien.”

Ook de Douane plukt de vruchten van het nieuwe systeem. De Croon: “Voorheen moesten wij grensoverschrijdende vergunningen die in andere EU-landen waren afgegeven, apart registreren in ons eigen nationale systeem. Met de komst van Customer Reference Services – kortweg CRS – hebben we een centrale Europese database die de lidstaten inzage geeft in eerder afgegeven vergunningen. Alle douanesystemen kunnen hiervan gebruikmaken om bijvoorbeeld hun aangiften te valideren. Op 1 oktober komt er ook een portaal dat de aanvraag van AEO-vergunningen en BTI’s (bindende tariefinlichtingen, red.) gaat ondersteunen. Uiteindelijk gaan we zelfs toe naar één overkoepelend EU-portal, waar alle voorzieningen en systemen zoals CDMS, BTI en AEO onder komen te hangen. Voor ons en voor de klant wordt het dan nóg overzichtelijker.”

* Douane Wetboek van de Unie, van kracht sinds 1 mei 2016.

Deel dit bericht