Slotstuk van een ingrijpende innovatie

Per 1 januari 2021 is het niet meer mogelijk om aangifte te doen via GPA, SPA of VENUE. Welke alternatieven staan aangevers dan ter beschikking? Twee IT-specialisten vertellen.

De overgang naar één systeem voor douaneaangiften nadert zijn laatste stadium. Vanaf het vierde kwartaal van 2019 worden de geautomatiseerde periodieke aangifte (GPA) en de schriftelijke periodieke aangifte (SPA) uitgefaseerd. Om de transitie goed te laten verlopen, heeft de Douane deze in een apart project gegoten. Coördinator IT-implementatie Remko Dorrestein en deelprojectleider Harry Pap vertellen over de huidige stand van zaken.

GPA en SPA gebruiken procedures en vergunningen die op grond van het Douanewetboek van de Unie (DWU) per 1 januari 2021 komen te vervallen. Wat wordt het alternatief? Dorrestein: “GPA- en SPA-bedrijven kunnen straks kiezen uit drie aangiftevarianten. Naast de normale procedure, die nu al beschikbaar is, komt er de mogelijkheid voor inschrijving in de administratie van de aangever met een aanbrengbericht aan de Douaneen een periodieke aanvullende aangifte. De derde variant betreft een inschrijving in de administratie van de aangever, plus een real-time aanvullende aangifte. Deze drie varianten zijn samen met het bedrijfsleven ontwikkeld. De implementatie ervan loopt gelijk op met een nieuwe versie van AGS, die DMS – Douaneaangiften Management Systeem – gaat heten en waarin de verplichte aanpassingen van de aangiftedataset centraal staan. Zo voorkomen we dat bedrijven tweemaal hun automatisering moeten aanpassen.”* 

Meekijken in de actualiteit
“GPA- en SPA-aangevers ervaren in de huidige situatie weinig verstoring van hun logistieke proces”, vertelt Pap. “Van de bedrijven die zich bedienen van de geautomatiseerde periodieke aangifte, bijvoorbeeld, hebben we de hele administratieve organisatie doorgelicht en de interne beheersmaatregelen getoetst. De voorwaarden waaraan zij moeten voldoen, zijn vergelijkbaar met die voor een AEO-vergunning. Velen zijn dan ook AEO-vergunninghouder. Bedrijven die SPA – de ‘papieren’ variant van GPA – gebruiken, achten wij om diezelfde reden betrouwbaar. Alleen komen die laatste aangiften momenteel niet direct terecht in ons aangiftesysteem. Dat is onhandig, omdat we het toezicht daardoor apart moeten regelen. Bij zowel de GPA als SPA verloopt dat nu grotendeels administratief achteraf. Om te zorgen dat we het toezicht verder uniformeren in aanpak en uitvoering en omdat het DWU elektronisch aangeven verplicht stelt, zien we graag een aangifte in DMS. Op die manier kunnen we direct voldoen aan de al langer bestaande wens om ook bij dit type aangiften in de actualiteit mee te kijken.”

Kiezen uit scenario’s
Waaruit bestaan de drie aangiftevarianten? “De eerste, de normale procedure volgen, betekent: een volledige aangifte doen op het moment dat je goederen wilt invoeren of onder een douaneregeling wilt plaatsen”, legt Dorrestein uit. “Voor het doen van zo’n normale aangifte heb je geen vergunning nodig, slechts een registratie. Deze variant staat dan ook open voor iedereen. Veel bedrijven hebben naast hun GPA zo’n registratie en doen al aangiften in AGS, dus het is niet voor iedereen nieuw. Mocht er een zending worden geraakt door een profiel, dan moet het bedrijf wachttijd reserveren voor een eventuele fysieke controle.”
“Overigens is het in deze variant mogelijk om een vooraf-aangifte te doen”, zegt Pap. “Voor AEO-vergunninghouders wordt hierdoor eerder duidelijk of een zending voor controle in aanmerking komt, zodat ze hiermee rekening kunnen houden in hun logistieke planning. Aangiftevariant 2 lijkt sterk op de huidige GPA-procedure. Wie deze kiest, mag ervan uitgaan dat wij het logistieke proces zo min mogelijk verstoren en zoveel mogelijk administratief achteraf willen controleren. Wel zullen we af en toe random waarnemingen uitvoeren. Ook bij variant 3 willen we via maatwerktoezicht de logistiek zo min mogelijk hinderen. Naast een aantal random waarnemingen zullen we goederen waarop wettelijke controleverplichtingen rusten op basis van profielen selecteren.”

Om de doelgroep te helpen bij het maken van keuzes, gaat de Douane bedrijven informeren over de voorwaarden van de drie varianten. “Voor kleine aangevers met minder dan duizend aangiften per maand hanteren we het uitgangspunt dat ze via de normale procedure moeten aangeven”, stelt Pap. “Bij deze doelgroep wegen de economische voordelen van variant 2 of 3 in veel gevallen niet zomaar op tegen onze inspanningen om die vergunning te beheren en toezicht te houden. Nog los van de beheersmaatregelen die het bedrijf zelf moet nemen.”

E-commerce-aangiften
Hoe zit het eigenlijk met VENUE, het systeem voor vereenvoudigde e-commerce-aangiften, dat in zijn huidige vorm ook niet kan blijven bestaan?** “Daarvoor loopt binnen het project een onderzoek”, aldus Pap. “Anders dan bij SPA en GPA controleren we bij e-commerce-zendingen al wél meer in de actualiteit. Bedrijven geven hierbij aan via een vooraf-aangifte met een summiere dataset. Maar die vereenvoudigde dataset maakt het selecteren best ingewikkeld. Wat doe je als een bedrijf zich beperkt tot informatie zoals ‘luistermodule’? Gaat het dan om een mp3-speler, een iPad, of een autoradio? Vanwege die summiere dataset is de mogelijkheid om een VENUE-aangifte te doen verbonden aan een vergunning, die uitsluitend is verstrekt aan bedrijven die we vooraf hebben gecontroleerd.”

Zendingen die onder de huidige vrijstellingsgrens van 22 euro vallen, komen momenteel niet in AGS terecht en worden op een andere manier geprofileerd. Pap: “Is er sprake van een betalingsverplichting voor de omzetbelasting of invoerrechten, dan moet het bedrijf daarvoor op dit moment binnen enkele dagen een aanvullende aangifte doen in AGS. Omdat de vrijstellingsgrens met ingang van 1 januari 2021 vervalt, moet de huidige werkwijze sowieso veranderen. Voor de vervanging van VENUE worden daarom op dit moment de mogelijke scenario’s onderzocht.”

Tijdig voorbereiden
Nog afgezien van eventuele implicaties voor de logistiek gaat het aangiftesysteem met nieuwe berichtenspecificaties werken, voortkomend uit het Douanewetboek van de Unie. De verandering van het aangifteformat heeft dus gevolgen voor álle partijen die nu via AGS aangifte doen, en niet alleen voor de vergunninghouders. “Bedrijven zullen de eigen automatisering moeten doorlichten”, stelt Dorrestein. “Elk data-element moet onder de loep worden genomen. Zit daar een wijziging in? En zo ja, waar wordt die dan in jouw software geraakt? Je moet alle functionaliteiten nalopen en waar nodig aanpassen, en daarna alles weer testen. Ook de softwareleveranciers zullen hier de komende tijd hun handen vol aan hebben, omdat veel bedrijven dit niet zelf kunnen of willen doen.”

“Aan onze kant zorgen we ervoor dat ons aangiftesysteem de stroom aankan”, vult Pap aan. “Toch willen we graag vooraf wat meer zekerheid over de toename van het volume. Als we weten voor welk van de drie aangiftevarianten bedrijven kiezen, kunnen we ons nog beter voorbereiden op de overgang. Tenslotte moeten we ook ons toezicht daarop inrichten. Daarom wil de Douane uiterlijk juni 2019 – maar liefst eerder – weten waar bedrijven voor kiezen. Voor ondernemers zelf is het ook goed als ze hun organisatie tijdig voorbereiden. Wij realiseren ons dat verschillende ontwikkelingen om prioriteit kunnen strijden, mocht er bijvoorbeeld een harde Brexit komen. Bedrijven die veel handelen met het Verenigd Koninkrijk zullen hun logistiek waarschijnlijk moeten aanpassen om aan douaneformaliteiten te kunnen voldoen. Maar ook die wetenschap is weer van invloed op de keuze voor aangiftevariant 2 of 3. In elk geval verdient de overgang ieders onverdeelde aandacht. Klop aan bij je koepel, je klantmanager of een Bedrijvencontactpunt van de Douane als je meer wilt weten, is dan ook ons advies.”

De Douane is inmiddels begonnen met het benaderen van koepels (via het Overleg Douane-Bedrijfsleven – ODB) en specifieke doelgroepen en zal vanaf januari 2019 volop inzetten op communicatie rond deze ontwikkelingen. Per 1 januari 2021 is het immers niet meer mogelijk om aangifte te doen via GPA, SPA of VENUE. Die deadline staat, ongeacht de vraag hoe de Brexit eruit komt te zien.

* De verwachting is nu dat DMS 4.0 vanaf het vierde kwartaal van 2019 beschikbaar komt. Gezien de positieve ervaringen uit eerdere AGS-implementatietrajecten is het idee om gefaseerd over te gaan op DMS 4.0, in nauw overleg met het bedrijfsleven. Zo zullen alle bedrijven uiterlijk eind 2020 ‘over’ zijn.

** Bij de publicatie vandit artikel waren de gevolgen voor VENUE-vergunninghouders nog niet helemaal duidelijk. Brussel buigt zich nog over de reduced data-set en MOSS/i-OSS (btw) voor e-commerce zendingen. VENUE-vergunninghouders zullen daarom via voorlichting op maat worden geïnformeerd.

Deel dit bericht